Wenn Du Eingangsrechnungen in Haufe X360 möglichst durchgängig und ohne manuelle Buchung verarbeiten möchtest, ist das mit den Bordmitteln – oder in Kombination mit d.velop – sehr gut abbildbar. Entscheidend ist, den Prozess konsequent zu automatisieren und klar zu strukturieren.
Grundprinzip: Beleg zuerst, Buchung später
In Haufe X360 wird der Beleg zunächst automatisiert erkannt und geprüft, bevor überhaupt eine Buchung entsteht. Die eigentliche Kontierung und Verbuchung erfolgt erst nach der fachlichen Freigabe.
Variante 1: Automatisierte Rechnungserkennung in Haufe X360
Haufe X360 bringt hierfür eine integrierte Lösung mit.
- Erfassung
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Scan oder Upload ins System. Die automatische Rechnungserkennung liest relevante Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuerinformationen aus.
- Vorkontierung und Prüfung
Auf Basis von Lieferantenstammdaten, bisherigen Buchungen oder hinterlegten Regeln werden Kontierungsvorschläge erzeugt. Gleichzeitig erfolgen Plausibilitätsprüfungen (z. B. Pflichtfelder, Lieferant vorhanden, Beträge logisch).
- Automatisierte Freigabe
Die Rechnung wird automatisch in den definierten Freigabeworkflow gegeben (z. B. Fachabteilung → Buchhaltung). Es wird noch nichts manuell gebucht, sondern ausschließlich geprüft und freigegeben.
- Buchung nach Freigabe
Erst mit der finalen Freigabe übernimmt Haufe X360 die Rechnung in die Finanzbuchhaltung – mit der zuvor ermittelten Kontierung.
Variante 2: d.velop Rechnungsleser in Kombination mit Haufe X360
Alternativ oder ergänzend kann der d.velop Rechnungsleser eingesetzt werden, insbesondere bei höherem Belegvolumen oder sehr heterogenen Rechnungsformaten.
- Belegerkennung über d.velop
d.velop übernimmt die intelligente Belegerkennung und Datenerfassung aus verschiedenen Quellen und Formaten.
- Übergabe an Haufe X360
Die strukturierten Rechnungsdaten werden an Haufe X360 übergeben und dort weiterverarbeitet.
- Workflow, Freigabe und Buchung in Haufe X360
Ab diesem Punkt läuft der Prozess identisch: Prüfung, Freigabe, automatische Kontierung und Verbuchung
.
Wichtige Erfolgsfaktoren in der Praxis
- Saubere Lieferantenstammdaten (Konten, Steuerlogik, Zahlungsbedingungen)
- Klare Freigaberegeln (wer darf was bis zu welchem Betrag)
- Lernlogik nutzen: Je konsistenter gebucht wird, desto besser werden die Kontierungsvorschläge
Fazit:
Mit der automatisierten Rechnungserkennung in Haufe X360 – oder alternativ mit dem d.velop Rechnungsleser – lassen sich Eingangsrechnungen weitgehend berührungslos verarbeiten. Manuelle Buchungen pro Beleg entfallen, ohne dass Transparenz, Kontrolle oder Prüfbarkeit verloren gehen.
Vielleicht hilft dir auch unser Video zum Thema automatisierte Vorkontierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen weiter.
